Oszczędzanie czasu? 18 sposobów na efektywne wykorzystywanie czasu

Żyjemy w takich czasach, że czas staje się coraz cenniejszą walutą, niestety często przecieka nam on przez palce. Trwonimy go nie tam, gdzie trzeba, dajemy się złapać pożeraczom czasu, odkładamy istotne rzeczy na później i często narzekamy, że wciąż brakuje nam wolnej chwili.
Czy właściwie da się oszczędzać czas? Jeśli wyeliminujemy każdego dnia jakąś drobną czynność, zyskując dzięki temu, załóżmy, 10 minut, to w ciągu miesiąca powinniśmy oszczędzić 5 godzin, a w ciągu roku 60. I gdzie pod koniec roku jest ten zaoszczędzony czas? No właśnie, z czasem nie jest tak, jak chociażby z pieniędzmi - nie da się go gromadzić, oszczędzać, przekładać na później. Możemy natomiast wykorzystywać go pełniej i w mądrzejszy sposób. Przez ostatni tydzień zapisywałam moje sposoby na optymalizację czasu, a także pomysły, które chciałabym dopiero przetestować. W ten sposób powstała lista 18 usprawnień, które pomagają mi "oszczędzić" trochę czasu na codziennych czynnościach. Oczywiście nie sprawiają one, że nagle mam cały dzień wolny, ale codziennie zyskuje pojedyncze minuty, które tygodniowo przeradzają się w kilkanaście "dodatkowych" minut, dzięki którym mogę wykonać więcej zadań i obowiązków.

1. Utrzymuj porządek

Staraj się odkładać wszystkie rzeczy od razu na miejsce - nie zajmuje to zbyt wiele czasu, a dzięki temu łatwiej odnajdziesz to, czego potrzebujesz, gdy będzie na swoim miejscu. Poza tym pod koniec tygodnia nie zastaniesz kupki przeróżnych rzeczy do odłożenia na miejsce, a sprzątanie ograniczy się do czyszczenia - ścieranie kurzy, mycie, odkurzanie.

2. Organizuj się, planuj

Na ten temat planuję osobny wpis, ale tak w skrócie: dobry plan dnia to połowa sukcesu. Zapisuj swoje plany, zadania, obowiązki, dzięki temu nic Ci nie umknie. Określ mniej więcej ile czasu potrzebujesz na dane zadanie. Pamiętaj, aby nigdy nie planować dnia co do minuty, bo są rzeczy, których nie przewidzisz lub nie wpisujesz w plan np. odebranie telefonu, zjedzenie posiłku, awaria prądu czy po prostu skończenie jakiegoś zadania szybciej niż założono. Bądź elastyczny w planowaniu.

3. Planuj mądrze

Skoro o planowaniu mowa, to planuj z głową czyli grupuj zadania: jeśli wiesz, że musisz wpłacić pieniądze do banku, pójść na pocztę i do drogerii, to jeśli to możliwe, postaraj się to załatwić jednego dnia. Jeśli masz do wyniesienia śmieci, a także planujesz wyjście na zakupy, to zrób to za jednym zamachem.

4. Rób listy prezentowe, książkowe, z pomysłami

Początkiem listopada zaczęłam prowadzić własny planner, trafiłam wtedy w Internecie na pomysł z robieniem różnych list i po tych kilku tygodniach mogę śmiało stwierdzić, że jest to świetne rozwiązanie.
Lista prezentowa - zapisuję przez cały rok pomysły na prezenty dla najbliższych, a gdy tylko pojawia się okazja, to z niej korzystam i sprawa prezentu załatwiona. Lista książek - przeglądając blogi zapisuję interesujące mnie tytuły, gdy kończę jakąś książkę, to nie muszę się zastanawiać, co tym razem przeczytam, tylko sięgam od razu po kolejną pozycję z listy. Podobnie zapisuję pomysły na wpisy, posiłki, cele itd.

5. Krótkie zadania - 5 minutówki

Mam zasadę, że jeśli dana czynność zajmie mi mniej niż 5 minut, to staram się ją zrobić od razu np. odłożyć ubrania do szafy, pozmywać naczynia. Efekty tej metody są naprawdę zauważalne, nie tylko łatwiej zachować porządek, ale także nie kumulują nam się zadania, więc ich zrobienie przychodzi z większą łatwością np. odłożenie swetra do szafy zajmuje parę sekund, a rzucanie ubrań przez tydzień na krzesło spowodowałoby, że później musielibyśmy poświęcić około kwadrans, aby je włożyć do szafy, po drodze odkładając wykonanie tego zadania, bo "to wymaga większej ilości czasu, więc zrobię to później".

6. Planuj posiłki

To u mnie w zasadzie nowość, ale faktycznie jest to oszczędność czasu. Po pierwsze nie tracisz go na zastanawianie się, co ugotować. Po drugie nie musisz każdego dnia biegać po ten "jeden" brakujący produkt. Po trzecie możesz bez większego wysiłku zadbać o to, żeby jedzenie było zróżnicowane.
Z racji dużej ilości zajęć na uczelni, pracy i innych obowiązków, w tygodniu zwykle mogę zrobić obiad dopiero po powrocie czyli 18/20, więc stawiam na szybkie posiłki - takie, które można zrobić do 30 minut. Dobry sposobem jest także robienie obiadów na 2 dni i niekoniecznie musi to oznaczać, że będziemy jeść dokładnie to samo np. z rosołu można szybko zrobić pomidorową.

7. Zakupy/lista zakupów

Planowanie posiłków wiąże się także z robieniem listy produktów, które trzeba kupić, co bardzo usprawnia zakupy, bo skupiamy się na tym, co potrzebujemy, a nie biegamy bezcelowo między regałami, a także mamy pewność, że nie zapomnimy o produktach, które potrzebujemy.
Po drugie: jeśli idę do sklepu, w miarę możliwości staram się to robić poza godzinami szczytu, czyli 16-19, bo zwykle wtedy na zakupy wybierają się osoby kończące pracę. A po co niepotrzebnie stać w gigantycznej kolejce, tracąc czas, jeśli możemy zakupy zrobić wcześniej lub później?
Po trzecie: jeśli mamy już listę posiłków i produktów, które potrzebujemy do ich przyrządzenia, to większość zakupów możemy zrobić na cały tydzień. Ja zwykle chodzę do sklepu dwa razy w tygodniu.
Podsumowując: zakupy z listą, poza godzinami szczytu, rzadziej, ale większe.

8. Zbiorcze przelewy/maile

Jeśli wykonujesz dużo przelewów albo często sprawdzasz maila, spróbuj wyznaczyć sobie na to jedną porę dnia. Ja zwykle sprawdzam wszystkie maile raz dziennie i wtedy odpisuje, jeśli jest taka potrzeba. Głównego maila mam synchronizowanego z telefonem i dostaje powiadomienia w przypadku nowej poczty, ale i tak odpisuję na wszystkie za jednym zamachem - kiedyś potrafiłam wchodzić na pocztę kilka razy w ciągi godziny, jeśli spodziewałam się jakiegoś maila, sami domyślcie się, ile czasu na tym straciłam.
Jeśli chodzi o przelewy, to nie robię ich zbyt wiele, ale jeśli wiem, że mam zrobić kilka, to zwykle staram się to zorganizować tak, aby załatwić to za jednym razem.

9. Praca przy komputerze

Staraj się optymalizować czas, który spędzasz przy komputerze - np. jeśli kopiujesz pliki, zgrywasz zdjęcia na płytę czy pendrive, zrób jednocześnie coś innego np. wspomniane wcześniej przelewy, czy maile, po co bezużytecznie czekać i patrzeć na odmierzający się czas do końca kopiowania? Jeśli oglądasz film lub serial, a w przerwach są reklamy, również wykorzystaj ten czas kreatywnie.
Pamiętaj o kopiach zapasowych ważnych dokumentów, zdjęć i innych plików - jeśli sprzęt się zepsuje, to nie będziesz musieć się martwić i tracić czasu na próbę odzyskania plików, a czasami jest to nawet niemożliwe albo rzeczywiście bardzo czasochłonne.

10. Segregacja zapisków

Zdarza się Wam zapisywać różne rzeczy np. numer telefonu, cytat, pomysł  na jakimś dowolnym kawałku papieru, który jest akurat pod ręką, na starym paragonie, gazecie? Zapisujemy, później często zapominamy, nie potrafimy się rozczytać albo gubimy. Najlepiej takie zapiski przechowywać w jednym miejscu np. założyć mały notesik lub po prostu przypinać na tablicy korkowej.

11. Wyłącz Internet

Internet to straszliwy zjadacz czasu, potrafi wciągnąć na długie godziny, do tego wieczne powiadomienia z poczty, facebooka, instragrama itd., które przeszkadzają w skupieniu się na danej czynności. Wyznacz sobie czas na bycie offline, Twoja wydajność znacznie wzrośnie, gdy wykluczysz dookoła siebie takie rozpraszacze i zjadacze czasu.

12. Nadrób zaległości

Wyznacz sobie w tygodniu czas na nadrobienie zaległości - każdemu mogą się one zdarzyć, a czasami trudno jest wykonać plan maksimum. Nadrabianie zaległości kosztem spraw bieżących to kiepskie rozwiązanie, w końcu wtedy i one staną się kolejnymi zaległościami, a przecież w planowaniu nie o to chodzi.
Jeśli okaże się, że w danym tygodniu udało Ci się wszystko wykonać i nie masz żadnych zaległości, przeznacz ten czas na relaks lub robienie zadań, które są następne w kolejności.

13. Porzuć zamartwienie się

Nie rozpamiętuj przeszłości. Rozdrapywanie starych ran, nie wnosi nic konstruktywnego w teraźniejszość. Staraj się oddzielać emocje od swoich obowiązków. Życie jest nieprzewidywalne, ale jeśli np. ktoś sprawi Ci przykrość, to nie trać całego dnia na rozpaczanie, bo to zwykle do niczego nie prowadzi, postaraj się działać.
Nie rozmyślaj także zbyt dużo o przyszłości. Ważniejsze jest działanie niż wieczne planowanie, lepiej zrobić mały krok do przodu niż stać w miejscu.

14. Unikaj zapracowania i dbaj o dobre nastawienie

Czasami lepiej odpuścić i zrobić coś później niż zamęczać się do granic wytrzymałości. Im bardziej zmęczeni jesteśmy, tym nasza wydajność jest niższa.
Nie zapominaj także o dobrym nastawieniu.

15. Punktualność

Szanuj swój czas, a także czas innych. Bądź punktualny i wymagaj tej cechy od innych. Nie ma chyba nic gorszego niż bezużyteczne czekanie na kogoś, kto już dawno powinien być.

16. Klucze

Trzymaj klucze w jednym miejscu, najlepiej w pobliżu drzwi - nigdy nie będziesz ich w pośpiechu szukać i zawsze będą pod ręką.

17. Drzemki w budziku

Nad tym wciąż pracuję, bo mam tendencję nastawienia kilku budzików z odstępem czasowym, w razie gdyby jakiś nie zadzwonił albo gdybym nieświadomie go wyłączyła, nie wyobrażam sobie zaspać, więc z tego powodu czasami wyłączam jeden budzik i wiem, że za chwilę przecież i tak zadzwoni kolejny. Ale nie warto odkładać wstania z łóżka - przez tą krótką drzemkę i tak się nie wyśpimy, a tak możemy albo nastawić budzik o te kilka minut później i rzeczywiście przedłużyć sobie sen, albo wykorzystać ten czas na konkretne działanie.

18. Tryb głośnomówiący/słuchawki

Jeśli rozmawiasz dużo przez telefon, skorzystaj ze słuchawek lub trybu głośnomówiącego, dzięki temu w czasie rozmowy masz wolne ręce i możesz jednocześnie wykonywać inne rzeczy.


Nie każdy pomysł sprawdzi się u każdego, bo każdy z nas jest inny i prowadzi różny tryb życia, co często uniemożliwia jakieś czynności, może być nawet tak, że będzie trudno zoptymalizować Twój czas, ale spróbuj się zastanowić w jakich sytuacjach tracisz najwięcej czasu i wyciągnij wnioski, poszukaj pomysłów na drobne zmiany, które mogłyby pozytywnie wpłynąć na ilość Twojego czasu.
Jeśli macie jakieś swoje sposoby na "oszczędzanie" czasu, to koniecznie się nimi podzielcie, z chęcią wypróbuję nowe sposoby :)

💙